"a) Magister. Profesora Asistente de la Universidad de la Habana, La Habana, Cuba, araiz@rect.uh.cu"
"b) PhD. Docente Principal a Tiempo Completo de la Universidad Técnica de Manabí, Portoviejo, Ecuador, moncitaruiz@gmail.com"
Eventos sostenibles: una propuesta para elevar la calidad en las universidades
"Araiz Gascón Pérez" *
"Sebastiana del Monserrate Ruiz Cedeño"
Resumen
La gestión de la calidad constituye un tema de actualidad en las Instituciones de Educación Superior (IES), en aras de lograr una mejor integración de
los procesos universitarios. La realización de eventos como vía para la socialización del conocimiento, contribuye a la difusión y promoción de la
comunidad académica por medio de la cooperación local, regional e internacional. Independientemente de su magnitud, los eventos pueden llegar a tener
impactos negativos sobre el medioambiente, por lo que la incorporación de criterios de sostenibilidad en todo su ciclo de vida, resulta de gran
importancia. Es por ello que el objetivo del presente trabajo es proponer un sistema de acciones para la gestión de eventos sostenibles en la Universidad
de La Habana, para ello se desarrolló una investigación mixta, en la que se utilizaron métodos teóricos y empíricos. La revisión y análisis de los
principales fundamentos teóricos y metodológicos, permitió asumir la norma ISO 20121 para el diseño de un Sistema de Gestión de Sostenibilidad de los
Eventos en la Universidad de La Habana, que dado su carácter contextualizado y flexible, puede ser aplicado en otras IES. El sistema diseñado y
aplicado parcialmente, las ayudará a la mejora continua en la gestión de los eventos, a partir del establecimiento de criterios para el uso racional de
todos los recursos naturales y materiales y tener puntos de referencia para medir la mejora constante de la sostenibilidad en la gestión de los eventos.
Palabras clave: gestión de la calidad, gestión de eventos, eventos sostenibles.
Sustainable events: a proposal to raise quality in universities
Abstract
Quality management is a topical issue in Higher Education Institutions (HEIs), in order to achieve a better integration of university processes. The
realization of events as a way for the socialization of knowledge contributes to the diffusion and promotion of the academic community through local,
regional and international cooperation. Regardless of their magnitude, events may have negative impacts on the environment, so the incorporation of
sustainability criteria throughout their life cycle is of great importance. This is why the objective of the present work is to propose a system of actions for
the management of sustainable events at the University of Havana, for which a mixed research was developed, in which theoretical and empirical methods
were used. The review and analysis of the main theoretical and methodological foundations allowed us to assume the ISO 20121 standard for the design
of a Sustainability Management System for Events at the University of Havana, which, due to its contextual and flexible nature, can be applied in Other
HEIs. The partially designed and implemented system will assist in the continuous improvement of event management by establishing criteria for the
rational use of all natural and material resources and benchmarks to measure the constant improvement of sustainability in the Management of events.
Keywords: quality management, event management, sustainable events.
Dirección para correspondencia: araiz@rect.uh.cu
Artículo recibido el 16 - 10 - 2017
Artículo aceptado el 10 - 12 - 2017
Conflicto de intereses no declarado
Fundada 2016 Unidad de Cooperación Universitaria de la Universidad Técnica de Manabí, Ecuador.
2 RECUS. REVISTA ELECTRÓNICA COOPERACIÓN - UNIVERSIDAD – SOCIEDAD. UTM – ECUADOR ISSN 2528 - 8075
Gascón Pérez, Ruiz Cedeño
1. Introducción
Los eventos nos acompañan desde que el hombre vive en sociedad.
Surgieron como forma a través de la cual lo seres humanos pueden
intercambiar experiencias y conocimientos adquiridos durante su vida
laboral o social.
La educación en general y en específico la educación superior, es la
vía para la difusión de los saberes, de la experiencia acumulada, del
patrimonio cultural y su transmisión a las nuevas generaciones,
garantizando con ello la continuidad histórica de una sociedad, lo cual ha
permitido al país la organización creciente de diferentes tipologías de
eventos de escala nacional e internacional, resultado de la creciente
generación de valor intelectual promovido por el proceso revolucionario.
Para las Instituciones de Educación Superior (IES):
Los eventos académicos son las reuniones donde se persigue como fin
primario la educación, y la transmisión de conocimientos científicos y de
otros tipos; la difusión de información, intercambio de conocimientos,
debates de temas específicos y todo tipo de acto, ceremonia y fiestas
relacionadas con las instituciones educativas (Gittlein, 2011).
Existe mucha bibliografía para la organización de eventos exitosos en
empresas e instituciones educativas, aunque siguiendo tendencias actuales
debemos ir incorporando criterios de sostenibilidad aplicada a los eventos,
lo que permitirá que las universidades cumplan con su responsabilidad
social en el cuidado del medio ambiente.
Sin embargo, pese a la importancia del tema, estas instituciones no
poseen en la actualidad parámetros definidos para evaluar la calidad de la
organización de eventos teniendo en cuenta indicadores de sostenibilidad,
lo cual se agrava por la carencia de personal especializado para su
organización, el desconocimiento de la clasificación y tipología de los
eventos y la ausencia de una propuesta de acciones para lograr la
organización de eventos sostenibles, constituyendo la situación
problemática de la presente investigación.
Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto se proponer comenzar a
introducir en las IES la organización de eventos sostenibles que permitan
la reducción de los impactos negativos que provocan los mismos en el
medio ambiente, como forma de elevar la calidad en las mismas. Es por
ello que el presente trabajo persigue como objetivo general proponer un
sistema de acciones para la gestión de eventos sostenibles en la
Universidad de La Habana.
2. Materiales y Métodos
La revisión y análisis de los principales fundamentos teóricos y
metodológicos posibilitaron el estudio de materiales relacionados con la
temática. Se llevó a cabo una investigación mixta, en la que se utilizaron
métodos teóricos y empíricos.
3. Resultados
3.1. En la búsqueda del mejor concepto
El término que mejor enmarca los diferentes estilos de reuniones, es el
vocablo evento, siendo su primera acepción: suceso de importancia social
o personal y como segunda, hecho que ocurre en momento definido
1
. Otra
de las definiciones, plantea que evento, no son más que “actos
organizados para comunicar mensajes a auditorios objetivos, tales como
conferencias de prensa y estrenos”
2
o “un tipo particular de reunión
donde sus participantes adquieren conocimientos de cualquier
naturaleza”
3
.
Del análisis de las definiciones anteriores se aprecia que un evento no
es más que la justificación que ha encontrado el hombre para reunirse e
intercambiar experiencias, conocimientos e información; donde cada
institución o persona individualizada expone, con el fin de cumplir un
determinado objetivo, sus ideas y conocimientos. Constituye, una
herramienta de comunicación, que refuerza la imagen de la institución que
lo promueve, por lo cual debe recibir apoyo de todas las maneras posibles
y teniendo en cuenta en su organización el medioambiente, la
sustentabilidad, sostenibilidad y responsabilidad social.
Si lo anterior lo asociamos con el concepto de calidad el cual forma
parte de nuestro vocabulario y actuar cotidiano, pero, no siempre
conocemos sus alcances; “la calidad está vinculada a la pertinencia y la
responsabilidad con el desarrollo sostenible de la sociedad”
4
. Es un
concepto que ha ido evolucionando donde lo principal es la satisfacción al
cliente. A su vez las IES lo han asumido con el fin de buscar la mejora, la
eficacia, la eficiencia de sus procesos los cuales deben ser definidos,
documentados y verificados, mediante los indicadores establecidos.
De ahí que el diseño de un Sistema de Gestión de Calidad en las
instituciones académicas facilita los procesos de análisis e interpretación
de la información, permite direccionar a la institución y establecer sus
objetivos con bases sólidas y con miras a lograr la mejora de sus procesos
sustantivos, como lo son: docencia, investigación y extensión y, todos
aquellos relacionados con ellos, incorporándoles en todo momento
criterios y parámetros de sostenibilidad para un mejor cuidado del medio
ambiente.
En 1987 el Informe Brundtland definió, el desarrollo sostenible como
“aquel que garantiza las necesidades de las generaciones actuales, sin
comprometer las posibilidades de desarrollo de las generaciones futuras
para satisfacer sus propias necesidades”. Aplicando este concepto a la
organización y desarrollo de cualquier tipo de evento, tendremos como
resultado, un evento sostenible.
La sostenibilidad supone un cierto cambio cultural con respecto a la
forma de organizar y realizar un evento. De hecho, uno de los principales
retos que plantea el desarrollo sostenible es la búsqueda de formas de
pensamiento y actuación alternativos e innovadores.
El Programa para el Medio Ambiente de las Naciones Unidas
(PNUMA) define evento sostenible como “aquel evento diseñado,
organizado e implementado de manera que minimice los potenciales
impactos negativos y deje un legado beneficioso para la comunidad
anfitriona y todos los involucrados”. Por su parte la GT ESOS
5
lo definió
como:
1
http://es.wiktionary.org
2
Glosario de Términos de Marketing, http://www.mujeresdeempresa.com
3
Pérez Socarrás, Alberto, “Los eventos y las comunicaciones”
4
Methodology Academic Reputation, 2012; QS World University Rankings, 2012; Ranking
HEEACT, 2012; Shanghai academic ranking of World Universities, 2012
5
Grupo de Trabajo para Eventos Sostenibles en marco del CONAMA 9 (Congreso Nacional del
Medio Ambiente, Brasil 2008).
RECUS. PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL. V0L 2, AÑO 2017, No. 3 (Septiembre - Diciembre)3
Eventos sostenibles: una propuesta para elevar la calidad en las universidades
Aquel que atiende a criterios eficientes para su organización y desarrollo,
“reducir, reciclar, reutilizar y repensar”, en todo lo referente a la gestión de
recursos y que respeta la integridad cultural, los procesos ecológicos
esenciales, la diversidad biológica y la mejora de la calidad de vida del ser
humano.
En relación a los términos que se utilizan para eventos sostenibles, en
el “Decálogo para organizadores de eventos” (Gittlein, 2010), se
enumeran una serie de recomendaciones como punto de partida para los
interesados en el tema: recurrir al diccionario, a normas, protocolos y
bibliografía específica; tener en cuenta usos y costumbres de cada región;
aplicar la creatividad y la analogía sobre cada reunión cuidando la
biodiversidad; usar el sentido común para ser amigable con el medio
ambiente; respetar al organizador general de la reunión y/o evento, en
particular aquellos que empleen buenas prácticas; evaluar el efecto moda,
que no sea solo una cuestión de imagen; reciprocidad, consultar a expertos
relacionados con el medio ambiente; realizar investigaciones y mediciones
responsables y por último observar qué clase o tipo de evento se va a
realizar
6
. La sostenibilidad para el sector de eventos es mucho más amplia
que medio ambiente ya que el componente humano se considera
prioritario.
Existen numerosos indicadores y elementos de medición que pueden
ayudarnos en la puesta en marcha de un proyecto de eventos sostenibles.
En todo caso, nuestros primeros pasos quizás puedan ir dirigidos a agregar
sostenibilidad a lo que hacemos, más que certificar procedimientos. Se
trata básicamente de un problema de actitudes.
3.2. Normas internacionales vigentes para la certificación
de eventos sostenibles
En el año 2007 se publicó la primera norma voluntaria para la gestión
de eventos sostenibles, desarrollada por el Instituto de Estándares
Británico (BSI), la BS 8901 Specification for a sustainables management
with guidance for use, la cual requiere que las organizaciones identifiquen
y conozcan las efectos de sus actividades en el medio ambiente, la
sociedad y la economía e identifiquen medidas para disminuir los efectos
negativos.
El Convention Insdustry Council (CIC) en Estados Unidos, desarrollo
la norma APEX/ASTM Environmentally Sustainable Meeting Standards,
la cual se basa en criterios de práctica y se centra en una serie de acciones
a realizar e indicadores para medir el nivel de calificación del evento.
En aras de lograr una certificación de la calidad a nivel internacional
la familia de las normas ISO ha creado la ISO 20121:2012 sobre los
Sistemas de Gestión de Eventos Sostenibles, la cual es un estándar
internacional voluntario para la gestión de eventos sostenibles, el enfoque
no está en el evento en sí, sino que la entidad que lo organiza ha puesto en
marcha ciertos procesos enfocados a hacerlo sostenible (Ejemplo: los
Juegos Olímpicos de Londres 2012).
A partir de esta norma de certificación, han aparecido otros protocolos
creados y aplicados de manera específica por ciertos sectores o grupos,
como es el caso de la asociación alemana de organizadores de eventos
6
Eventos Sostenibles ponencia presentada en X Congreso Internacional de Protocolo en México
2010 y I Congreso Americano de la Confederación Latinoamericana y del Caribe de Protocolo y
Ceremonial, México.
(FAMAB), la cual utiliza su propia guía con requisitos para determinar
cuáles de los eventos de sus asociados cumplen con sus indicadores. Por
otra parte aparecen en la industria musical o los festivales, donde existen
certificados como A Greener Festival a nivel europeo o VIVO en España.
Otro enfoque válido es el propuesto por el Global Reporting Iniciative
(GRI), el cual cuenta con un modelo para aplicar a los organizadores de
eventos sostenibles. Es responsabilidad del organizador la correcta
aplicación, no existe organismo o entidad que lo supervise y determine si
se ha realizado todo bien o mal. Por su parte la Economía del Bien
Común
7
propone una guía, la cual se enfoca en variables a controlar por
la organización, se trata de aplicar una serie de valores a la organización
de un evento, buscar el equilibrio entre las cuestiones económicas y las
vinculadas a cuestiones sociales y ambientales dentro del mismo, y sería
igualmente válido para conocer el grado de desempeño obtenido en un
evento, entendiendo este como el nivel de cumplimiento de su ideal como
evento sostenible.
Como hemos visto existen diferentes opciones para la certificación de
la sostenibilidad en los eventos, ya sea que se seleccione por normas de
prestigio internacional, o bien por protocolos de sectores y zonas
concretas, o bien por abordarlo desde un enfoque de los procesos que
intervienen en el desarrollo del evento, o bien de las particularidades del
evento en sí; la diversidad de referencias a la hora de organizar un evento
sostenible son muy amplias.
La incorporación de la sostenibilidad en los eventos es un proceso
continuo que se ha de ir implantando paso a paso, y teniendo en cuenta las
distintas áreas de trabajo donde los impactos pueden ser más perjudiciales,
así como las distintas fases por las que el equipo responsable de la
organización de un evento pasa para la puesta en marcha del mismo
(organización, planificación, ejecución y evaluación).
3.3. Eventos sostenibles en las universidades ¿Qué debemos
tener en cuenta?
Las IES tienen como objeto principal la formación académica de sus
estudiantes y el desarrollo profesional de la comunidad universitaria, por
lo que la celebración de eventos con criterios de sostenibilidad
representará un valor añadido con relación a la responsabilidad social que
las mismas cumplen, dejando un legado positivo en la comunidad en la
cual se encuentra desde el punto de vista social y económico.
Dado que los eventos poseen diferentes tipologías, la propuesta de
acciones que propondremos se aplicará en cada una de las fases de la
organización de eventos desarrollados en las IES (académicos, culturales
y deportivos), en busca de la mejora continua y siguiendo la estructura de
un sistema de gestión (ISO 20121) con las cuatro etapas: planificar, hacer,
verificar y actuar (PDCA).
En cada una de las fases de los eventos se deben identificar los
aspectos ambientales, sociales y económicos para así poder aplicar las
7
Economía del bien común (en el original alemán Gemeinwohl-Ökonomie), es un proyecto
económico abierto a las empresas y promovido por el economista austríaco Christian Felber que
pretende implantar y desarrollar una verdadera economía sostenible y alternativa a los mercados
financieros en la que necesariamente tienen que participar las empresas.
4 RECUS. REVISTA ELECTRÓNICA COOPERACIÓN - UNIVERSIDAD – SOCIEDAD. UTM – ECUADOR ISSN 2528 - 8075
Gascón Pérez, Ruiz Cedeño
acciones de sostenibilidad que permitan disminuir los efectos negativos
que estos producen, para la cual se presenta una propuesta de acciones.
- Aspectos ambientales
Consumo de energía: hace referencia a la energía consumida por la
iluminación, sonorización, climatización, elementos electrónicos,
transporte de pasajeros y mercancías utilizadas en el evento.
Consumo de agua: hace referencia al consumo de agua y el
tratamiento de las aguas residuales generadas por el evento.
Consumo de materiales y alimentos: hace referencia al consumo de
materias primas como papel, cartón u otros elementos entregados como
material a los asistentes, así como los materiales empleados en las
instalaciones temporales propias de los eventos. Por otro lado, el consumo
de alimentos en un evento hace referencia a los alimentos y bebidas
distribuidas por los servicios de catering.
Generación y gestión de residuos: hace referencia a los residuos de
diferente origen que se producen en todas las fases de un evento, los
cuales van desde los embalajes empleados en el transporte de
instalaciones y materiales hasta los desechos orgánicos del catering.
Contaminación lumínica: hace referencia al exceso de iluminación
provocada por un mal enfoque y aislamiento de las fuentes de luz, está
provocada principalmente por un ineficiente y mal diseñado alumbrado
exterior, la utilización de proyectores y cañones laser. Es un indicador de
baja eficiencia y desperdicio energético.
Contaminación acústica: hace referencia al exceso de sonido o ruido
producido en algunos eventos que altera las condiciones ambientales del
lugar donde se celebra e implica molestias y riesgo o daño para las
personas o para el desarrollo de sus actividades.
Emisiones atmosféricas de Gases Efecto Invernadero (GEI): hacen
referencia a los gases de efecto invernadero derivadas del transporte de
materiales y personas con motivo del evento, emisiones derivadas del
consumo energético (consumo de combustibles fósiles y consumo
eléctrico), y emisiones derivadas del uso de materiales y recursos.
- Aspectos sociales
Accesibilidad y señalización: facilidad para acceder y participar de las
actividades organizadas en el marco del evento, (eliminación de las
barreras arquitectónicas, acceso a diferentes plantas, a los servicios, a las
gradas, etc.…), y la señalización de los servicios básicos (WC, planos de
salida de emergencia, etc.).
Relación con grupos de interés: son los individuos o colectivos que
pueden afectar o pueden verse afectados por el desarrollo del evento. Es
muy importante identificarlos correctamente así como disponer de canales
para conocer sus expectativas e inquietudes.
Impacto en la comunidad local: es importante analizar los impactos
que el evento puede conllevar en la comunidad e implantar las medidas
necesarias para mitigar los impactos negativos y potenciar los positivos.
Los impactos negativos que se pueden producir en la comunidad local
incluyen: ruidos, problemas de movilidad en los alrededores (zonas de
aparcamiento, colapso de los transportes públicos, calles cortadas al
tráfico, etc.), conflictos derivados de la falta de civismo, aglomeraciones
de personas en los alrededores del evento en horas punta de entrada y
salida del evento, etc.
También es importante identificar todos los impactos positivos en la
comunidad local y que van a contrarrestar a los impactos negativos tales
como: generación de empleo, prosperidad en los negocios ubicados
alrededor del evento (restaurantes, hoteles, cafeterías, tiendas,
estacionamientos, etc.), imagen y promoción del barrio o ciudad,
oportunidad para la mejora de la ciudad.
Seguridad e higiene en el trabajo: implica prevenir daños en la salud
provocados por las condiciones laborales así como promover un alto
grado de bienestar físico, mental y social de las personas que trabajan en
cualquier actividad directamente relacionada con el evento.
Consumo de sustancias ilegales: los eventos deportivos conllevan
actividades de riesgo significativo de consumo de sustancias ilegales
(dopaje), otros tipo de eventos, como festivales o conciertos musicales,
pueden conllevar el consumo de sustancias ilegales (drogas) y el abuso de
sustancias nocivas, como el alcohol, principalmente entre el colectivo
joven.
Seguridad en los eventos: es necesario fijar unas medidas de
protección visibles y entendibles para todos. Esto se refiere a los
controles, la colocación de vallas, la presencia de policía o personal de
seguridad, la acotación de entradas o el requerimiento de credenciales.
- Aspectos económicos
Impacto económico local: la celebración de un evento tiene un
impacto económico y unas consecuencias financieras positivas para el
organizador del evento, la comunidad local más cercana y los grupos de
interés implicados.
Colaboración con el desarrollo local: la celebración de un evento tiene
un impacto directo en el entorno local donde tiene lugar, siendo una
fuente generadora de beneficios directos e indirectos, de modo que
contribuye al progreso y desarrollo local, principalmente, desde el punto
de vista económico.
Transparencia: se deben adoptar las medidas necesarias para satisfacer
las necesidades y expectativas de los organizadores generando el
beneficio económico de forma responsable, de manera compatible y
equilibrada con el resto de grupos de interés, en un marco de gestión
basado en la transparencia y la honestidad.
Servicio de atención a asistentes y participantes y satisfacción de los
usuarios: el servicio de atención a asistentes y participantes es un
mecanismo que permite dar respuesta a sus necesidades antes, durante y
después del evento.
Innovación: la innovación es vital para sobrevivir en mercados cada
vez más globalizados, en los que las organizaciones deben competir
mediante la incorporación continua de nuevas tecnologías y el desarrollo
sistemático de nuevos conceptos, procesos y productos.
3.4. Propuesta de acciones de sostenibilidad para eventos
Lo primero es comenzar con la elaboración de un plan de
sostenibilidad donde se identificarán los aspectos ambientales, sociales y
económicos, definirán los objetivos a seguir, medidas de sostenibilidad e
indicadores de evaluación. Este plan estará en correspondencia con la
complejidad del evento que se tiene previsto organizar, definiendo quienes
son los responsable de su adecuada ejecución en cada una de las fases.
RECUS. PUBLICACIÓN ARBITRADA CUATRIMESTRAL. V0L 2, AÑO 2017, No. 3 (Septiembre - Diciembre)5
Eventos sostenibles: una propuesta para elevar la calidad en las universidades
- Fase de Planificación: se determinan las características del evento y
es el momento de definir las acciones de sostenibilidad a aplicar.
Acciones:
Definir el tipo de evento que se quiere realizar.
Determinar los objetivos de sostenibilidad para el evento.
Decidir cómo se va a gestionar el evento.
Designar una persona responsable del Plan de Sostenibilidad
Establecer las medidas de minimización de impactos.
- Fase de Organización: se definen las pautas que de organización del
evento, (nombre, lugar, prestatarios de servicios, etc.).
Acciones:
Contratar agencia Organizadora Profesional de Congreso.
Selección del lugar y los espacios de celebración.
Seleccionar alojamientos.
Gestionar prestatarios de servicios y suministros.
Seleccionar materiales a distribuir.
Divulgar.
Implementar acciones previstas en el Plan de Sostenibilidad.
- Fase de Ejecución: este el momento donde todo lo planificado en
las etapas anteriores se lleva a cabo y es donde se deben aplicar
todas las acciones de sostenibilidad previstas y verificar si se están
desarrollando de la manera correcta.
Acciones:
Controlar las medidas de sostenibilidad establecidas.
Aplicar las medidas de ahorro energético en relación con la
climatización de las instalaciones donde se celebra el evento.
Recoger la información para la fase de evaluación y el cálculo de
indicadores.
Aplicar las medidas previstas de prevención de contaminación
lumínica y acústica.
- Fase de Evaluación: etapa final donde se evalúa el cumplimiento de
los objetivos planteados.
Acciones:
Evaluar el resultado final de las acciones de sostenibilidad del evento
mediante el cálculo de indicadores.
Las acciones de sostenibilidades definidas en la fase de planificación
son extensivas a las otras fases del evento, además en cada una de ellas se
deben identificar los actores (asistentes, prestatarios de servicios,
comunidad) que intervienen para implicarlos sobre las acciones de
sostenibilidad que establecieron los organizadores para que el evento se
desarrolle con éxito. Es importante comunicar y explicar con claridad los
objetivos y los elementos ambientales y sociales relacionados con la
preparación de un evento y así comprometer a todas las partes
involucradas a contribuir activamente.
3.5. ¿Cómo evaluar acciones de sostenibilidad?
- Aplicar medidas de mejora ambiental y energética en las
instalaciones empleadas.
- Climatización entre 21 - 24º en verano y no debe enfriarse a más
de 6º de la temperatura exterior.
- Poseer equipos eficientes técnicamente (ordenadores,
proyectores, equipos de audio, etc.).
- Disponer de salas con luz y ventilación natural y mecanismos
para su control fácilmente manipulables (persianas, etc.)
- Disponer de un control independiente y eficiente, en todas las
salas, de iluminación y climatización regulable en función del
uso.
- Disponer de fuentes de energía renovable tales como energía
solar térmica para la producción de agua caliente sanitaria, la
energía solar fotovoltaica para la producción de energía eléctrica,
o energía geotérmica.
- Establecer requisitos para reducir al mínimo el uso de
iluminación y otras necesidades de energía de los stands de los
expositores.
- Instalar en eventos al aire libre, baños públicos con conexión
directa a la red de saneamiento en correspondencia a la asistencia
prevista (preferiblemente ecológicos).
- Deben existir señales bien ubicadas para estimular el consumo
responsable de agua.
- Los hoteles o lugares de alojamiento deben encontrarse próximos
al lugar de celebración del evento, de forma que se posibilite el
desplazamiento caminando, reduciendo el uso de vehículos.
- Reducir la cantidad de residuos generados derivados de los
servicios prestados.
- Colocar señales que recuerden que deben apagar los equipos
(como proyectores y ordenadores portátiles) y las luces cuando
no estén en uso.
- La divulgación del evento y todas las comunicaciones,
inscripciones y previos o posteriores envíos de documentación
deben realizarse, en la medida de lo posible, a través de Internet o
en formato digital, evitando el papel.
- La cantidad de material impreso debe ser mínima (programa y
hoja de evaluación) entre la documentación a entregar a los
participantes. Preferible usar otros soportes como CDs o USB´s.
- Disponer el uso de bolígrafos de plástico reciclable o
biodegradable o de madera procedente de explotación forestal
responsable certificada o de cartón reciclado.
- Desarrollar y aplicar elementos de comunicación innovadores,
que proporcionen un impacto positivo en el entorno.
- Distribuir materiales textiles, (camisetas, mochilas, bolsas y
otros) que hayan sido fabricados con algodón ecológico u otros
materiales reciclados y libres de tintes tóxicos.
- Asegurar la no existencia de barreras arquitectónicas en cualquier
punto de acceso a los lugares de celebración del evento, mediante
la verificación a través de visitas previas.
- Formar a las personas de los equipos de atención al público para
atender de forma correcta y adecuada a las personas con alguna
discapacidad que asistan al evento.
- Realizar reuniones con representantes de los grupos de interés
para implicarles, en la medida que así lo deseen, la organización
y desarrollo del evento, así como para conocer sus expectativas y
preocupaciones en relación al mismo.
- Implicar a los distintos grupos de interés en las acciones de
mejora de la sostenibilidad del evento, en función de sus
intereses, capacidades y recursos. Anotar las acciones conjuntas
en el Plan de Sostenibilidad del evento.
6 RECUS. REVISTA ELECTRÓNICA COOPERACIÓN - UNIVERSIDAD – SOCIEDAD. UTM – ECUADOR ISSN 2528 - 8075
Gascón Pérez, Ruiz Cedeño
- Fomentar el desarrollo local y sostenible a través de la
contratación de empresas locales en los servicios de restauración.
- Dar a conocer el impacto positivo del evento a nivel económico,
social y ambiental a través de la web del evento u otras
publicaciones.
- Identificar todos los impactos potenciales a la comunidad local
(negativos y positivos) derivados de la celebración del evento.
- Divulgar y sensibilizar para prevenir el abuso del alcohol y el
consumo de sustancias nocivas entre las personas asistentes,
especialmente entre los jóvenes.
- Desarrollar acciones de formación y capacitación que
contribuyan a garantizar que las personas trabajadoras
(contratadas y voluntarias) disponen de las capacidades
necesarias para el buen funcionamiento del evento.
- Elaborar el plan de seguridad del evento según los requisitos
establecidos (debe incluir la protección de asistentes,
participantes, personas trabajadoras - contratadas y voluntarias o
el público en general, posibles evacuaciones, control del
catering, control de acceso, servicios de emergencia y control de
transportes).
- Formalizar acuerdos o convenios de colaboración con agentes
locales (empresas o entidades privadas y organismos públicos)
implicados directa o indirectamente en el evento.
- Fomentar el uso de vehículos con una mejor eficiencia energética
de los motores y menos emisiones contaminantes.
- Realizar una encuesta de evaluación de la satisfacción a
asistentes y participantes al finalizar el evento.
4. Discusión
La organización de eventos en las IES, bajo el paradigma de los
eventos sostenibles, no implica gastar más, sino contemplar las variables
de la sostenibilidad con creatividad y planificación, haciendo de la
sostenibilidad mucho más que un Greenwashing, y convirtiéndola en un
compromiso de trabajo activo en los planos económico, social, cultural,
ambiental, de inclusividad y generación de un legado positivo.
La implementación del sistema de acciones propuesto permitirá hacer
que la sostenibilidad sea visible para los usuarios del evento, además de
los beneficios que en los ámbitos económico, social y ambiental genera un
evento sostenible al permitir:
- Colaboración en el fortalecimiento de la economía local.
- Reducción de la huella de carbono del evento.
- Reducción de costes, como consecuencia de la reducción en el
consumo de recursos (agua, energía, etc.) y de la optimización de
los procesos para hacerlos más eficientes.
- Mejora del control sobre la cadena de suministro, como
consecuencia de las acciones llevadas a cabo por proveedores y
contratistas.
- Demostración ante terceros del compromiso público y ético
con la sociedad, el medio ambiente y la sostenibilidad.
- Aumento de la competitividad y acceso a nuevos mercados
cada vez más exigentes y especializados que buscan un valor
añadido, como pueden ser los relacionados con el respeto
ambiental, sensibilidades religiosas o valores éticos.
- Mejora de la reputación y coherencia con la política de
Responsabilidad Social y Sostenibilidad, tanto para las
organizaciones que promueven como para las que gestionan y
organizan el evento.
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